Dokumentationsvorlagen

Klasse A: Kurzzeitdaten (Löschung sofort / nach Zweckfortfall)
- Beispiele: Session-Cookies, temporäre Logfiles, Anruflisten.
- Regellöschfrist: Max. 7 bis 30 Tage.

Klasse B: Bewerberdaten
- Beispiele: Absagen im Bewerbungsverfahren.
- Regellöschfrist: 6 Monate nach Absage (Schutz vor AGG-Klagen).

Klasse C: Verträge & Geschäftskorrespondenz
- Beispiele: Angebote, E-Mails zur Vertragsanbahnung, Abwicklungsnachweise.
- Regellöschfrist: 6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 257 HGB).

Klasse D: Buchhaltungs- & Steuerrelevante Unterlagen
- Beispiele: Rechnungen, Buchungsbelege, Lohnabrechnungen.
- Regellöschfrist: 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 147 AO).

Digital: Logisches Löschen im Datenbanksystem durch Kaskadenlöschung oder Überschreiben der Datensätze. Datenträgervernichtung nach DIN 66399 (Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe H-4 / E-3).

Backup-Sonderregelung: Daten in inkrementellen Backups werden nicht manuell aus Sicherungsbändern/Snapshots entfernt, sondern überschreiben sich turnusgemäß nach Ablauf des Sicherungszyklus (max. 90 Tage). Bis dahin gilt ein technisches Zugriffsverbot.

Betreff: Ihre Auskunftsanfrage nach Art. 15 DSGVO – [Firmenname]

Sehr geehrte/r [Name],

hiermit kommen wir Ihrer Anfrage vom [Datum] nach und erteilen Ihnen folgende Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten:

1. Verarbeitete Datenkategorien: Stamm- und Kontaktdaten, Auftragshistorie, Zahlungsdaten.
2. Verarbeitungszwecke: Erfüllung des Kaufvertrags vom [Datum].
3. Empfänger: [Name Versanddienstleister], [Name Zahlungsanbieter].
4. Speicherdauer: Wir speichern Ihre Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (§ 147 AO).

Eine Übersicht der konkreten Datensätze finden Sie im beigefügten Dokument.

Mit freundlichen Grüßen
[Firmenname / Datenschutz-Team]

Betreff: Bestätigung der Löschung Ihrer Daten gemäß Art. 17 DSGVO

Sehr geehrte/r [Name],

wir haben Ihren Antrag auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten vom [Datum] bearbeitet.

Ergebnis:
• Sämtliche Daten in unseren aktiven Systemen (Newsletter-Verteiler, Kundenkonto, Support-Historie) wurden unwiderruflich gelöscht.
• Ausnahme: Buchhaltungsrelevante Rechnungsdaten müssen aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO bis zum [Datum] gesperrt aufbewahrt werden und werden anschließend automatisch gelöscht.

Mit freundlichen Grüßen
[Firmenname / Datenschutz-Team]

Notfall-Hotline / Interne Meldekette
- Zentrale Notfall-Nummer: [Telefonnummer für IT-Störungen]
- E-Mail Notfall-Team: [notfall@firma.de]

Backup-Strategie: 3 Kopien, 2 verschiedene Medien, 1 Offline/Unveränderbar (Air-Gapped / Immutability).
RPO (Recovery Point Objective): Max. 24 Stunden Datenverlust.
RTO (Recovery Time Objective): Max. 8 Stunden bis zur Bereitstellung der Kernsysteme.

Wiederherstellungs-Reihenfolge (Priorisierung):
- Priorität 1: Netzinfrastruktur, Firewall, Active Directory / Identity Provider.
- Priorität 2: E-Mail-Kommunikation und primäre Datenbanken.
- Priorität 3: ERP- & CRM-Systeme.
- Priorität 4: Archiv- & Drittsysteme.

Erforderliche Notfalldokumente:
1. Aktueller Netzplan und Topologie-Übersicht.
2. Administrator-Zugangsdaten (KeePass-Datenbank-Backup offline).
3. Lizenzschlüssel und Notfall-Installationsmedien.
4. Dienstleister-Verträge inklusive SLA-Vereinbarungen.